べーシック人事・HRブログ

株式会社ベーシックの人事部ブログです

生産性を上げる働き方をしよう

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生産性向上プロジェクトはじめました

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こんにちは。ベーシックの人事新田(41歳後厄、42歳まであと4ヶ月)です。前回のエントリでも書きましたが、今ベーシックでは働き方改革を進めています。働き方改革というと堅苦しいのですが、その中でも「生産性をいかに上げるか?」を大きなテーマとして取り組んでいます。

「生産性の向上」と聞くと、みなさんは何をイメージしますでしょうか?

  • 業務の効率化
  • 一人あたりの売上・利益の向上
  • 働く時間の短縮

などがイメージされるのではないでしょうか?

どれも正解だと思います。とはいえ、概念的にきちんと押さえて話をしないと、この手の話は抽象的に進んでいくので、下記の書籍から引用しつつ、ベーシックの取り組みをお話したいと思います。

参考にした書籍は、伊賀泰代氏の「生産性」という書籍です。

生産性

生産性

生産性の定義

まず、生産性の定義ですが、書籍では以下のような公式を用いて定義してます。

書籍「生産性」より、以下画像を引用

例えば、

  • 得られた成果=利益:例えば、1億の利益
  • 投入した資源=人:例えば、社員が10人の会社

だとしたら、1人あたりの利益は1,000万円になります。

では、例えば、社員が5人の会社で、同じ利益額だった場合はどうでしょうか?それは2倍の生産性があるということになります。もしくは、同じ人数で、2億の利益だった場合も同様です。

これらから、生産性を上げるには2つの方法があると、書籍では書かれています。

ひとつは成果額(分子)を大きくすること、そしてもうひとつが、投入資源量(分母)を少なくすることです。

これらを踏まえ、いかに生産性を上げるのか、そこをしっかり取り組みたいと考えました。単純に人材を投下することや、コストを削ったりすることだけでは、クリエイティブな時間を生み出すことができない。ベーシックではそのあたりを重要視し、生産性向上に取り組もうと考えました。

生産性向上で手に入れたいゴール

ベーシックは「仕組み化」や「属人化排除」を常に意識し、取り組んでいる会社です。一方、それらが必ずしも実現できているかというと、実現できていないものもあり、ジレンマとして感じていました。例えば新規事業部門などでは、仕組み化がされるまでには一定の時間がかかるので、どうしても残業が増えてしまったり、その残業に対しての成果が見えづらい状態なども生まれています。これは決して望ましい状態とは言えません。

今回、それらの原因の一つとして、「タイムマネジメントがきちんとできてないのではないか?」という仮説を立てて、まずはそこを改善すべく取り組むことを決め、弊社で四半期に一度行われる全体会で周知をしました。その時の全体会の様子はちょるること鈴木のエントリをどうぞ!

余談ではありますが、ベーシックでは常に「理想の状態」を考えることを求められます。理想を描き、現実とのギャップを認識する。そのギャップこそが解決すべき問題だから、です。僕らは問題解決をする会社として、常に意思を持って問題解決に取り組みます。

話を戻しますが、生産性向上、タイムマネジメントの取り組みがなされた時の、「理想の状態」とはどういう状態なのか?得たいゴールはなんなのか?をまずは定義しました。以下の画像は、実際に社内説明に利用したスライドの1枚です。

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「1日の業務をやりきって、定時退社できている状態」が理想の状態で、手に入れたいゴールは、「全員が定時退社できている」というゴールです。これができたら、すごく魅力的な会社ではないですか?取り組むべき仕事に取り組み、「今日も本当によく頑張った!疲れたな-!」と定時の段階で、やるべきことが終了している。そんな会社にしたいというメッセージを込めています。

誤解の無いようにお伝えしますが、決して、やるべき仕事を放り出して「定時で帰ること」をゴールにしているわけではありません。前述の生産性の定義で言えば、「投入資源量(人、労働時間)を少なくして、成果額(売上・利益など数値指標)を大きくする」ことが前提なので、投入資源量が少なくなって、成果額も少なくなってしまったら意味がないですからね。

全社員が同じ方法でタイムマネジメントに取り組む

今回用いた方法は、ある会社で実践して効果があった方法を聞き、ガッツリ真似をさせていただきました。具体的には、Googleカレンダーを利用し、「予定を隙間なく埋める」という方法です。当たり前と言えばそれまでなのですが、会社に来て仕事をしている以上、何かしらの仕事をしているはずです。それを全て可視化する取り組みになります。ポイントは以下の3点。

  1. 1日の行動を前日に決めて、入力する
  2. 「差し込み」の業務をしっかり把握する
  3. 1日の最後に、「予定」と「実績」の差を予実差として振り返る

ということです。

1.1日の行動を前日に決めて、入力する
これは、どんな作業をするのか、何分、何時間でやるのか、そういうことを事前に見積もって、業務を行う力を身につけられます。これができるようになると、前回は1時間だったけど、今回は30分でできるな、とか、一つ一つの作業を見ても生産性に関する意識が働きます。

2.「差し込み」の業務をしっかり把握する
日々仕事をしていれば、差し込まれる仕事も多くあると思います。上司からだったり、急なお客様対応だったり。ただ、こういう仕事って、日々記録に残りづらいので、「あれ?なんで今日こんなに忙しかったんだっけ?」とか、日報書いてる人でも振り返りづらかったりします。そこをきちんと把握しましょう。

また、カレンダーに細かい作業予定などがびっしり入っていると、急な差し込みの仕事をお願いする側も、「今予定入ってることよりも、この仕事を優先してお願いできるかな?なぜならば...」のように、より説明責任を果たそうとする効果もあります。

3.1日の最後に、「予定」と「実績」の差を予実差として振り返る
これが一番重要で、日々「やろうと思ったこと」と「できたこと」を振り返ることによって、自分自身のパフォーマンスを確認できます。これは、簡単でいいので、できたことは「◯」できなかったことは「×」くらいの振り返りです。

自分自身もそうですが、上長はメンバーの「予実差」を把握することで、タスク過多や、仕事の進め方を確認でき、フォローアップやマネジメントに活かすことができます。

生産性を上げて、成長するためのクリエイティブな時間を創出する

生産性を上げて、定時退社ができるようになると、自分自身の成長のためのクリエイティブな時間が創出できるようになります。ゴリゴリと仕事に向き合い、全ての時間は仕事に集中し、その中から得られる成長もあると思います。ですが、変化の激しい市場環境や新しい働き方などがどんどん生まれる中、革新的な発想を生むための時間の余裕が絶対に必要だと考えています。

それらは、会社が意思を持って生み出さない限りは、提供できないものだと考えています。そのための第一歩としてのタイムマネジメント施策です。

社員の成長の総和が会社の成長だとするならば、会社が成長機会を提供するのは当然です。その成長機会の一つが「クリエイティブな時間を創出し、社員がその時間を活用すること」です。ぜひ良いインプット・アウトプットに活かしてもらいたいと考えています。その時間を副業にあててもOKです(さらっと書きましたが、ベーシックは副業解禁しました。これはまた別のエントリにて書きますね)。

社員のみんなには、今までの自分と違うやり方で、正直面倒くさいこともあると思ってます。でも、全社員で取り組むことによって、無駄な作業や無駄な会議、そういうものが可視化されるので、どんどんメスを入れていきたいと考えてます。

全ては成長のために。生産性向上の取り組みをきちんとやり抜きたいと思います!この取り組みの結果はまたブログでご報告しますね!お楽しみに!


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